Download consultan sobre los sistemas de información- siaf 038530

GRUPO DE TRANSPARENCIA Y DEL DERECHO DE ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA
Referencia: Respuesta Consulta Radicado SIAF 038530 del 04/02/2016.
Mediante correo electrónico del 04 de febrero de la presente anualidad, y en relación con el
artículo 17 de la Ley 1712 de 2014, solicita usted se emita concepto acorde con el texto que a
continuación se transcribe:
“… (…) La Ley 1712 de 2014 solicita en el Artículo 17: Sistemas de Información. La
entidad asegura la efectividad de los Sistemas de Información electrónica como
herramienta para promover el acceso a la información por medio de: La gestión
administrativa se encuentra alineada con los sistemas de información (literal 2). Nosotros
hemos investigado al respecto y no tenemos claro como se cumple con este, no se si se
requiere de alguna herramienta, o con un documento interno como el PETI que
menciona los sistemas de información de la entidad, o que otro mecanismo existe para
su cumplimiento. (…)”. ( Sic ).
Sea lo primero precisar que de conformidad con lo dispuesto en el artículo 5° de la Resolución
023 del 15 de enero de la anualidad anterior, proferida por el Señor Procurador General de la
Nación, en concordancia con lo estipulado en la Ley 1712 de 2014, al Grupo de Transparencia
y del Derecho de Acceso a la Información Pública le corresponde absolver las consultas que
formulen las personas y los sujetos obligados, que estén relacionadas con la citada normativa.
Del mismo modo, tal como lo estipula el literal d), del artículo 23 de la Ley 1712 de 2014 —en
concordancia con lo estipulado en el numeral 3° del artículo 3° de la Resolución 146 del 8 de
mayo del 2014 proferida por el Señor Procurador General de la Nación, al Ministerio Público y
en nuestro caso al Grupo de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública
le corresponde, entre otras funciones, promover el conocimiento y la aplicación de la Ley de
Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública y sus disposiciones entre los
sujetos obligados.
Ahora bien, en cuanto a su interrogante; se absuelve así:
Se hace necesario precisar que el artículo 17 de la Ley 1712 de 2014 no solicita sino que por
el contrario, le impone a todos los sujetos obligados el deber, entre otros, de asegurar que sus
sistemas de información se encuentren alineados con los distintos procedimientos y
articulados con los lineamientos establecidos en el programa de gestión documental de cada
uno de los sujetos obligados, programa que deberá estar acorde con lo consagrado, entre
otros, en el artículo 15 de la citada normativa.
Establece el artículo 17 de la Ley 1712 de 2014:
Artículo 17. Sistemas de información. Para asegurar que los sistemas de
información electrónica sean efectivamente una herramienta para promover
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el acceso a la información pública, los sujetos obligados deben asegurar que
estos:
a) Se encuentren alineados con los distintos procedimientos y articulados con
los lineamientos establecidos en el Programa de Gestión Documental de la
entidad;
b) Gestionen la misma información que se encuentre en los sistemas
administrativos del sujeto obligado;
c) En el caso de la información de interés público, deberá existir una ventanilla
en la cual se pueda acceder a la información en formatos y lenguajes
comprensibles para los ciudadanos;
d) Se encuentren alineados con la estrategia de gobierno en línea o de la que
haga sus veces.
Por otra parte, se aclara que en el artículo 17 de la Ley 1712 de 2014 no existe un literal 2), es
el literal b) de la citada normatividad el que impone a los sujetos obligados la obligación de
que en sus sistemas de información se encuentre la misma información que se halla en sus
sistemas administrativos.
Respecto al PETI, que corresponde generalmente al Plan o Programa Estratégico de
Tecnologías de la Información, se tiene que el mismo deberá estar acorde con los otros
sistemas de información de la entidad, en nuestro caso, de la Superintendencia de la
Economía Solidaria, y encontrar en el mismo, disposiciones o procedimientos que aseguren
no solamente la mención de los otros sistemas de información de la superintendencia sino,
que toda la información que repose en los distintos sistemas de información sea la misma y se
encuentre alienada con los distintos procedimientos y articulados con los lineamientos de su
Programa de Gestión Documental, con lo que se cumpliría con el mandato del artículo 17 de
la Ley 1712 de 2014.
En cuanto al programa de gestión documental, se tiene que los artículos 44,45 y 46 del Decreto
103 de 2015, por el cual se reglamenta la Ley 1712 de 2014 contienen, en su orden, el
concepto del Programa de Gestión Documental, la obligación de aplicar los lineamientos
generales en el Programa de Gestión Documental, y la articulación y/o integración del
Programa de Gestión Documental con los instrumentos de gestión de información.
“(…) Artículo 44. Concepto del Programa de Gestión Documental. En
desarrollo de la Ley 1712 de 2014 se entenderá por Programa de Gestión
Documental el plan elaborado por cada sujeto obligado para facilitar la
identificación, gestión, clasificación, organización, conservación y
disposición de la información pública, desde su creación hasta su
disposición final, con fines de conservación permanente o eliminación.
Artículo 45. Articulación y/o integración del Programa de Gestión
Documental con los instrumentos de gestión de información. La información
incluida en el Registro de Activos de Información, en el índice de
Información Clasificada y Reservada, y en el Esquema de Publicación de
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Información, definidos en el presente decreto, debe ser identificada,
gestionada, clasificada, organizada y conservada de acuerdo con los
procedimientos, lineamientos, valoración y tiempos definidos en el
Programa de Gestión Documental del sujeto obligado.
El sujeto obligado debe contar con políticas de eliminación segura y
permanente de la información, una vez cumplido el tiempo de conservación
establecido en las tablas de retención documental o tablas de valoración
documental, el Programa de Gestión Documental y demás normas
expedidas por el Archivo General de la Nación.
Artículo 46. Aplicación de lineamientos generales sobre el Programa de
Gestión Documental. Los sujetos obligados aplicarán en la elaboración del
Programa de Gestión Documental los lineamientos contenidos en Decreto
2609 de 2012 o las normas que lo sustituyan o modifiquen.(…).”.
De otro lado, los artículos 2.1.1.5.4.1, 2.1.1.5.4.2 y 2.1.1.5.4.3 del Decreto 1081 de 2015,
definen el concepto del programa de gestión documental, su articulación e integración y, la
aplicación de los lineamientos generales sobre el programa de gestión documental.
“(…) Artículo 2.1.1.5.4.1. Concepto del Programa de Gestión Documental. En
desarrollo de la Ley 1712 de 2014 se entenderá por Programa de Gestión
Documental el plan elaborado por cada sujeto obligado para facilitar la
identificación, gestión, clasificación, organización, conservación y disposición de
la información pública, desde su creación hasta su disposición final, con fines de
conservación permanente o eliminación.
Artículo 2.1.1.5.4.2. Articulación y/o integración del Programa de Gestión
Documental con los instrumentos de gestión de información. La información
incluida en el Registro de Activos de Información, en el Índice de Información
Clasificada y Reservada, y en el Esquema de Publicación de Información,
definidos en el presente decreto, debe ser identificada, gestionada, clasificada,
organizada y conservada de acuerdo con los procedimientos, lineamientos,
valoración y tiempos definidos en el Programa de Gestión Documental del sujeto
obligado.
El sujeto obligado debe contar con políticas de eliminación segura y permanente
de la información, una vez cumplido el tiempo de conservación establecido en
las tablas de retención documental o tablas de valoración documental, el
Programa de Gestión Documental y demás normas expedidas por el Archivo
General de la Nación.
Artículo 2.1.1.5.4.3. Aplicación de lineamientos generales sobre el Programa de
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Gestión Documental. Los sujetos obligados aplicarán en la elaboración del
Programa de Gestión Documental los lineamientos contenidos en Decreto 2609
de 2012 o las normas que lo sustituyan o modifiquen.(…).”.
De lo anterior se infiere que, los sujetos obligados descritos en el artículo 5° de la Ley 1712
de 2014, deben seguir para la elaboración de su Programa de Gestión Documental los
lineamientos consagrados en el Decreto 2609 de 2012, reglamentario del Título V de la Ley
594 de 2000 y referente a la elaboración de los programas de gestión documental.
Así las cosas, se tiene que para asegurar que los sistemas de información electrónica sean de
manera efectiva una herramienta para promover el ejercicio del derecho fundamental de
acceder a la información pública, el artículo 17 de la Ley 1712 de 2014 impuso, a los sujetos
descritos en su artículo 5°, entre otras obligaciones, la de asegurar que sus sistemas de
información electrónica se encuentren alineados y articulados con los lineamientos
establecidos en sus propios Programas de Gestión Documental y que gestionen, la misma
información que se encuentre en sus sistemas administrativos.
Por lo anterior, si en el Programa o Plan Estratégico de Tecnologías de la Información de la
Superintendencia de la Economía Solidaria se encuentran disposiciones o procedimientos que
aseguren que sus sistemas de información electrónica estén acorde con los lineamientos
estipulados en los Decretos 2609 de 2012, 103 de 2015 y 1081 de 2015, así como con los
artículos 15 y 17 de la Ley 1712 de 2014, será un plan o programa estratégico que salvaguarde
y garantice el derecho de acceso a la información pública que les asiste a todas las personas
y de esta manera, se dará cumplimiento a lo dispuesto en el artículo 17 de la Ley 1712 de
2014.
En conclusión, la Superintendencia de la Economía Solidaria, entre entras obligaciones, debe
asegurar que sus sistemas de información se encuentren alineados y articulados con los
lineamientos de su programa de gestión documental y que en ellos, en sus sistemas de
información, se gestione la misma información que se encuentra en sus sistemas
administrativos.
Finalmente, se precisa que el Ministerio de Tecnologías de la Información y las
Comunicaciones mediante Resolución 3564 del 31 de diciembre de 2015, reglamentó los
estándares para la publicación y divulgación de la información y, estableció los lineamientos
sobre el formulario electrónico para la recepción de solicitudes de información pública en los
sujetos obligados descritos en el artículo 5° de la Ley 1712 de 2014.
Se advierte que la presente respuesta a su consulta se otorga como un criterio auxiliar de
interpretación, en los términos establecidos en el artículo 28 de la Ley 1755 de 2015 (Artículo
28 de la Ley 1437 de 2011) y en ejercicio de la competencia estipulada en el proveído del 21
de enero de la presente anualidad, proferido por la Señora Viceprocuradora General de la
Nación en su condición de Coordinadora del Grupo de Transparencia y del Derecho de Acceso
a la Información Pública.
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Por último, este despacho se permite recordar que en cumplimiento de lo dispuesto en el
proveído del 20 de enero de 2015 proferido por la Señora Viceprocuradora General de la
Nación, funcionarios del Grupo de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información
Pública realizaron el 04 de marzo de la anualidad anterior una visita especial a la
Superintendencia de la Economía Solidaria para verificar el cumplimiento que el mencionado
sujeto obligado estaba haciendo de las disposiciones de la Ley 1712 de 2014, normativa de la
que se recuerda, sus disposiciones ya le son plenamente exigibles a todos los sujetos
obligados y en desarrollo de la misma, se instó a la Superintendencia de economía Solidaria,
entre otras cosas, a dar pleno cumplimiento a lo dispuesto en el artículo 4° del Decreto 103 de
2015 y a completar la información disponible y publicada de manera dispersa en su página
web.
Cordialmente,
JORGE HERNANDO VALENCIA RODRIGUEZ
Asesor Grado 25
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