Download INFORME Nº 143/99

INFORME Nº 143/99
DIVISION DE FISCALIZACION OPERATIVA Y EVALUATIVA
DEPARTAMENTO DE EMPRESAS PUBLICAS
INFORME SOBRE LOS RESULTADOS DEL ESTUDIO EFECTUADO EN EL
INSTITUTO COSTARRICENSE DE ELECTRICIDAD (ICE), RELACIONADO
CON EL ACATAMIENTO DE LAS DISPOSICIONES CONTENIDAS EN EL
INFORME Nº 71/99, RELATIVO AL PROBLEMA DEL AÑO 2000 (Y2K)
1999
CONTENIDO
Nº Página
1.
INTRODUCCION
1
1.1 Origen del estudio
1
1.2 Alcance del estudio
1
1.3 Comunicación verbal de los resultados
2
RESULTADOS
2
2.1 Sobre los procesos de validación y prueba de ICETEL
2
2.2 Sobre los Planes de Contingencia
3
3.
CONCLUSION
4
4.
DISPOSICIONES
4
4.1 Al Consejo Directivo
4
4.2 A la Auditoría General
5
2.
INFORME Nº 143/99
DIVISION DE FISCALIZACION OPERATIVA Y EVALUATIVA
DEPARTAMENTO DE EMPRESAS PUBLICAS
INFORME SOBRE LOS RESULTADOS DEL ESTUDIO EFECTUADO EN EL
INSTITUTO COSTARRICENSE DE ELECTRICIDAD (ICE), RELACIONADO
CON EL ACATAMIENTO DE LAS DISPOSICIONES CONTENIDAS EN EL
INFORME Nº 71/99, RELATIVO AL PROBLEMA DEL AÑO 2000 (Y2K)
1.
INTRODUCCION
1.1
Origen del estudio
El estudio se realizó como parte de las evaluaciones selectivas programadas
por esta División de Fiscalización Operativa y Evaluativa, orientadas a verificar el
acatamiento de las disposiciones contenidas en nuestros informes relacionados con el
problema del año 2000 (Y2K).
1.2
Alcance del estudio
El estudio comprendió la verificación del acatamiento de las disposiciones
contenidas en el Informe Nº 71/99, emitido por esta Contraloría General el 30 de junio de
1999, en el cual se indican las acciones mínimas que el Instituto Costarricense de
Electricidad debía realizar para enfrentar y dar solución al problema del año 2000,
conocido como Y2K, al tenor de lo establecido en la Circular Nº AUD-1363-98, publicada
en el Alcance Nº 50 a La Gaceta Nº 155 del 11 de agosto de 1998.
2
Es pertinente recordar que el estudio en comentario constituye una
determinación del grado de cumplimiento de las referidas disposiciones y no debe ser
considerado como una calificación respecto de la idoneidad de lo actuado por esa entidad,
ya que es de exclusiva responsabilidad de esa Administración definir los métodos
apropiados para solucionar oportunamente su específica problemática del año 2000 y
prevenir las eventuales consecuencias que pudiera causar en la organización y los
ciudadanos el uso de sistemas y equipos, de cualquier naturaleza, sensibles al manejo de
fechas.
1.3
Comunicación verbal de los resultados
Los resultados del presente estudio fueron expuestos y discutidos el 8 de
octubre de 1999, con los siguientes funcionarios del Instituto Costarricense de Electricidad:
Lic. Melvin Fernández Chanto, Coordinador Proyecto Y2K ICETEL; Ing. Leonardo
Cubillo Zúñiga, Coordinador Proyecto Y2K ICELEC, Licda. Kattia Sandino Moreno,
Auditora Informática ICETEL y Licda. Malgorzata Zacharkiewicz Soroko, Auditora
Informática ICELEC.
2.
RESULTADOS
La labor efectuada por funcionarios de esta Contraloría, respecto de las acciones
tomadas al 8 de octubre de 1999 por el Instituto Costarricense de Electricidad para acatar
las disposiciones contenidas en el Informe Nº 71/99 del 30 de junio de 1999, permitió
establecer que tanto ICETEL como ICELEC, han tomado acciones tendentes a solventar los
requerimientos planteados en las citadas disposiciones. Sin embargo, se determinaron
algunos asuntos que aún pueden ser objeto de mejora, en procura de la normal continuidad
de las operaciones del ICE, según se detalla a continuación:
2.1
Sobre los procesos de validación y prueba de ICETEL
En lo referente a los procesos de validación y prueba de equipos y sistemas
susceptibles de falla por el error del milenio, se determinó, de conformidad con lo indicado
3
por el Lic. Melvin Fernández Chanto y por el Ing. Leonardo Cubillo Zúñiga, que tanto en
ICETEL como en ICELEC, ya ejecutaron dichas pruebas con resultados exitosos.
No obstante, en lo que respecta a la documentación de esas pruebas, ambos
funcionarios indicaron que, con excepción de las pruebas de Telefonía de Chip de la
Unidad Estratégica de Negocios de Telefonía, las cuales se desarrollaron sin generar la
documentación correspondiente, todas las Unidades Estratégicas de Negocio (UEN)
generaron el respaldo de dichas pruebas. En ese sentido, el Lic. Fernández Chanto indicó
que la documentación de las pruebas de Telefonía de Chip no se ha generado, debido a que
por recomendación del proveedor no era conveniente devolver la fecha del equipo, por lo
que se está coordinando lo necesario para la documentación de las mismas.
Por otro lado, también se determinó que las pruebas ya documentadas de
ICETEL, todavía no han sido totalmente recopiladas por el coordinador del Proyecto Y2K.
2.2
Sobre los Planes de Contingencia
Con respecto a la formulación y documentación de los planes de
contingencia, dirigidos a la recuperación de los equipos y sistemas críticos de ICETEL e
ICELEC, se determinó que con excepción de la Unidad Estratégica de Negocio del Centro
Nacional de Control de Energía, que solamente generó un Plan de Restablecimiento, todas
las restantes Unidades Estratégicas de Negocio generaron un plan de contingencias. No
obstante lo anterior, se determinaron algunos aspectos que pueden ser objeto de mejora,
respecto al proceso de generación de los planes de contingencia, según se expone a
continuación:
a)
A la fecha del estudio, no se encontró evidencia documental de que
los planes de contingencia elaborados por las UEN´s de ambos sectores hayan sido
aprobados por la Administración Superior del ICE.
4
b)
En cuanto al nivel de detalle al que llegan los planes de contingencia
generados por ambos sectores, se determinó que algunos de ellos no han especificado los
funcionarios responsables de su ejecución, ni los procedimientos detallados a realizar tanto
en la situación propia de contingencia, como para el restablecimiento de las operaciones
normales de la Institución.
Sobre el particular, se hace la acotación de que algunos de esos
planes de contingencia, pertenecientes a ICELEC, no fueron remitidos oficialmente por el
líder de las UEN.
c)
En lo concerniente a las pruebas ejecutadas de dichos planes, se
determinó que no se han efectuado las pruebas a los planes de contingencia elaborados en
ICETEL. Al respecto, el Lic. Melvin Fernández Chanto indicó que se tiene previsto
realizar dichas pruebas el 4 y 5 de diciembre del presente año.
3.
CONCLUSION
La evaluación de las acciones tomadas en el ICE para atender las disposiciones
giradas en el informe Nº 71/99, emitido por esta Contraloría General el 30 de junio de
1999, permitió determinar que excepto por lo señalado respecto de la documentación de los
procesos de validación y prueba, y lo indicado sobre la generación de los planes de
contingencias, la Administración Superior de esa entidad, ha tomado importantes acciones
tendentes a solventar los requerimientos planteados en la parte dispositiva del citado
documento.
4.
DISPOSICIONES
4.1
Al Consejo Directivo
a)
Impartir instrucciones a la Administración, para que siga adelante
con los esfuerzos tendentes a lograr en forma oportuna y satisfactoria la conclusión del
5
Proyecto Año 2000, con el propósito de asegurar la continuidad de los importantes
servicios que presta ese Instituto.
b)
Instruir a la Administración, a efecto de que sean debidamente
documentadas las pruebas de Telefonía de Chip, correspondientes a la Unidad Estratégica
de Negocios de Telefonía y que las restantes pruebas ejecutadas tanto en ICETEL como en
ICELEC, sean remitidas formalmente al coordinador del Proyecto.
c)
Instruir a la Administración para que en materia de planes de
contingencia se tomen las siguientes acciones:
i.
Que la Unidad Estratégica de Negocio del Centro Nacional de
Control de Energía, elabore su específico plan de contingencias.
ii.
contingencia de ICETEL.
Se efectúen oportunamente las pruebas a los planes de
iii.
Para que en la totalidad de los planes de contingencias
generados en ese sentido, se incluyan los funcionarios específicos encargados de su
ejecución y los procedimientos detallados a seguir tanto en la situación propia de
contingencia, como para el restablecimiento de las operaciones normales de la Institución.
iv.
Dichos planes deberán ser formalmente aprobados por la
Administración Superior de esa entidad.
d)
Comunicar a este órgano contralor, en los próximos 15 días las
acciones adoptadas en torno a las anteriores disposiciones.
4.2
A la Auditoría General
6
Fiscalizar oportunamente el cumplimiento de las disposiciones contenidas
en el punto 4.1 anterior; asimismo, continuar con las revisiones periódicas sobre el
cumplimiento de los objetivos orientados a solucionar el problema del año 2000, y
comunicar al Consejo Directivo y a esta Contraloría los resultados que se obtengan y las
recomendaciones pertinentes.