Download liquidación de nómina y prestaciones sociales

COPIA CONTROLADA
PROCESO GESTIÓN TALENTO HUMANO
R 23 21/07/08
LIQUIDACIÓN DE NÓMINA Y
PRESTACIONES SOCIALES
CÓDIGO: NAP7 4.2
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SOCIALES
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CONTENIDO
PAG
1. CARACTERIZACIÓN DEL SUBPROCESO
3
1.1 OBJETIVO
3
1.2 ALCANCE
3
1.3 CARGO DEL RESPONSABE DEL PROCESO
3
1.4 DIAGRAMA DE BLOQUE
3
1.5 INSUMOS DEL SUBPROCESO
4
1.6 PRODUCTO
4
1.6.1 Criterios de Calidad del Producto
4
1.6.2 Trazabilidad del Servicio
4
1.7 CLIENTE
4
1.8 RECURSOS
5
1.9 INTERACCIONES
6
1.10 NORMATIVIDAD
7
2. INSTRUCTIVO METODOLOGICO
8
3. INDICADORES DEL SUBPROCESO
11
4. PARAMETROS DE CONTROL DE LOS REGISTROS
12
5. ANEXOS
13
6. DEFINICIONES
13
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1. CARACTERIZACIÓN DEL SUBPROCESO
Nombre del Subproceso: Liquidación de Nómina y Prestaciones Sociales.
Código: NA P7 S16 4.1
Nivel del proceso: Apoyo
Proceso al que pertenece: Gestión del Talento Humano
Numeral de la norma: ISO 9001-2000:6.1, 6.2
1.1 OBJETIVO
Garantizar que la liquidación de nómina y prestaciones sociales se realice
conforme a la escala salarial definida para los docentes, personal administrativo y
de acuerdo a lo establecido por la Legislación Laboral Colombiana.
1.2 ALCANCE
Todos los empleados de la Corporación Politécnico Marco Fidel Suárez
1.3 CARGO RESPONSABLE DEL PROCESO
Secretario General y Coordinadora de Personal
1.4 DIAGRAMA DE BLOQUE
Programar
Liquidación de Nómina
y Seguridad Social
Liquidar Nómina y
seguridad Social
Evaluar la Gestión de
Subproceso
Retroalimentar el
Subproceso
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Verificar Liquidación
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1.5 INSUMOS DEL SUBPROCESO
Insumos internos:
Novedades de Nómina generadas en el periodo a liquidar,
Resoluciones, Acuerdos, Contratos.
Insumos externos:
Cartas de embargos.
Normatividad vigente de Seguridad Social, Código Laboral Colombiano,
Comunicados Caja Compensación Familiar, Fondos de Pensión, SENA, I.C.B.F.
1.6 PRODUCTO
Nómina Prestaciones Sociales Liquidadas
1.6.1 Criterios de calidad del servicio
Oportunidad en la liquidación.
Correcto diligenciamiento de la aplicación.
Liquidación correcta de Nómina y Prestaciones Sociales.
Información veraz.
1.6.2 Trazabilidad del servicio
(Se aplica cuando se elabora informe del subproceso)
1.7 CLIENTE
Internos:
Empleados de la Corporación Politécnico Marco Fidel Suárez.
Externos:
Consejo Superior de la Corporación Politécnico Marco Fidel Suárez
Partes interesadas:
Fondos de Pensiones
Entidades promotoras de salud
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Cajas de compensación
Administradora de Riesgos Profesionales
Rama Jurisdiccional
Ministerio de la protección social
Instituto Colombiano de Bienestar Familiar
Servicio Nacional de Aprendizaje
Ministerio de Educación Nacional
1.8 RECURSOS
Medios tecnológicos: Equipo de Computo, Programa de Nómina (Gestión),
Medios de entrada: Reporte de Novedades de personal, Calendario Académico,
Resoluciones, Acuerdos, Disposiciones del Ministerio de Protección Social.
Medios logísticos: Internet.
Metodología: Procedimiento documentado en el subproceso.
Mano de obra: Secretario General y Coordinadora de personal.
Monetarios: N/A.
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1.9 INTERACCIONES
Entrada
RESPONSABLE
GESTIÓN
FINANCIERA
Vicerrector
Administrativo y
Financiero
INFORMACIÓN
MEDIO
NÓMINA
Físico
APROBADA
Director(a) de
AUDITORIA DE
Calidad y
CALIDAD
Control Interno
Informe
consolidado e
informe de
auditoria de
calidad
EVALUACIÓN
DE CONTROL
INTERNO
Informe de
evaluación de
Control Interno
Director(a) de
Calidad y
Control Interno
PLANEACIÓN
Vicerrector
ESTRATÉGICA
Académico
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Impreso
Impreso o
magnético
Directrices para
formular planes,
Magnético ò
informe de
impreso
gestión de la
corporación.
Proceso y/o
subproceso
Liquidación de Nómina y Prestaciones
Sociales
PROCESO Y/O
SUBPROCESO
Salida
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PROCESO
RECEPTOR
RESPONSABLE
INFORMACIÓN
MEDIO
GESTIÒN
FINANCIERA
(CONTADOR(A))
Coordinador(a)
de Personal
Enlace de
Nómina a
Contabilidad
Magnético
AUDITORIA DE
CALIDAD
Coordinador(a)
de Personal
Acciones
propuestas
eficaces
EVALUACIÓN
DE CONTROL
INTERNO
PLANEACIÓN
ESTRATÉGICA
Físico
Coordinadora
de Personal
plan de
Físico
mejoramiento
Coordinador(a)
de Personal
Informe
trimestral de
Correo
plan
Electrónico
Estratégico de
Unidad
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CONTROLDE
DOCUMENTO
SY
REGISTROS
Director(a) de
Calidad y
Control Interno
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CRISTINA PEREZ A
COORDINADORA GTH
Versiones
vigentes de
documentos del
Sistema de
Gestión de la
Calidad
Electrónico
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CONTROL DE
DOCUMENTOS
Y REGSITROS
Coordinador(a)
de Personal
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Solicitudes de
Ajustes
Físico
Documentales
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1.10 NORMATIVIDAD:
TIPO DE
NORMA
FECHA
DE
NÚMERO ENTRADA
EN
VIGENCIA
Mayo 31 de
2005
Estatuto
Código
Ley y Decretos
Reglamentarios
N/A
DENOMINACIÓN
DE LA NORMA
Por medio del cual se
adopta el Estatuto Docente
para la Corporación
18
politécnico
Marco
Fidel
Suárez
Código Sustantivo del
Trabajo
1993
Ley de Seguridad Social,
por la cual se crea el
sistema de Seguridad Social
integral y se dictan otras
disposiciones
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APLICACIÓN
ESPECÍFICA
Incrementos
salariales para los
docentes
Salarios,
127,128,132,133, Disposiciones
134,138,141
Generales
Retención
Deducción
y
149,150
Compensación de
salarios
Embargos
de
154,155
salario
Jornada
de
158,159,160,161
trabajo
Remuneración de
168,169
trabajo Nocturno y
suplementario
Remuneración
192
Vacaciones
Descanso
236
remunerado en la
época del parto
Liquidación
de
249,250,253,256
Cesantías
Liquidación Prima
306,3074,308
de Servicios
Agosto 05 de
1950
100
ARTÍCULO
Lo que aplique
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2. INSTRUCTIVO METODOLÓGICO
FLUJOGRAMA
INICIO
REGISTRO
RESPONSA
BLE
TAREA
COORDINADORA DE
PERSONAL
1.ELABORAR CRONOGRAMA SEMESTRAL PARA ENTREGA DE NOVEDADES DE
NÓMINA
1. PROGRAMAR
LA LIQUIDACIÓN
DE NOMINA
NOMBRE
CRONOGRAMA
PARA LA
ENTREGA DE
NOVEDADES DE
NÓMINA
CÓDIGO
RSC
2.DIVULGAR CRONOGRAMA PARA ENTREGA DE NOVEDADES
3.RECEPCIONAR NOVEDADES DE NÓMINA
REPORTE DE
NOVEDADES
F1P7S164
,1
−HORAS EXTRAS
−RECARGOS NOCTURNOS
2. VERIFICAR
NOVEDADES
COORDINADORA DE
PERSONAL
−LICENCIAS
AUMENTO SALARIAL
1. VERIFICAR NOVEDADES
MEMORANDOS
RSC
REPORTE
DE F1NAP7S1
NOVEDADES
64,1
- INSPECCIONAR QUE CONTENGA LAS FIRMAS DE LOS COORDINADORES O JEFES
DE UNIDAD
- VERIFICAR CON LISTADO DE PERSONAL ACTIVO QUE SE ENCUENTREN TODAS LAS
PERSONAS RELACIONADAS EN LAS NOVEDADES DE NOMINA
2. SOLICITAR ACLARACIONES Y/O AJUSTES
A
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3. COLOCAR VISTO BUENO Y FIRMA SI ESTA CONFORME
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RESPONSA
BLE
FLUJOGRAMA
B
1
COORDINADORA
DE PERSONAL
CONFORM
E
SI
NO
3. REALIZAR
REUNIÓN DE
CIERRE
SECRETARIO
GENERAL
4.
VERIFICAR
LIQUIDACI
ÓN
C
REGISTRO
NOMBRE
CÓDIGO
TAREA
1.INGRESAR NOVEDADES AL PROGRAMA DE NÓMINA DE ACUERDO AL
CONCEPTO Y EL DOCUMENTO DE IDENTIDAD DEL EMPLEADO
2. LIQUIDAR NÓMINA SEGÚN APLICATIVO
3.VERIFICAR LOS ESTADOS DE CARTERA ENVIADOS POR LAS
ENTIDADES DE SEGURIDAD SOCIAL
4.CONTACTAR A LOS ASESORES DE FONDOS Y ENTIDADES DE
SEGURIDAD SOCIAL PARA LA REALIZACIÓN DE LA CONCILIACIÓN DE LA
CARTERA.
5.REALIZAR INFORME TANTO DE VALORES A PAGAR COMO SALDOS A
FAVOR DE LA INSTITUCIÓN SI ES EL CASO PARA SER ENTREGADO AL
SECRETARIO GENERAL
6. GENERAR INFORME DE NÓMINA PARA ENTREGAR AL SECRETARIO
GENERAL, PARA APLICAR EL CONTROL RESPECTIVO
REPORTE
NOVEDADES
INFORME
NÓMINA
DE
1.VERIFICAR LIQUIDACÒN DE NÓMINA Y SEGURIDAD SOCIAL:
INFORME
NÓMINA
DE
INFORME
NÓMINA
DE
−QUE TODAS LAS NOVEDADES ESTEN INGRESADAS
− QUE LAS NOVEDADES QUE GENERE EL PROGRAMA ESTEN
LIQUIDADAS CORRECTAMENTE.
2. VERIFICAR QUE SE REALICE CORRECTAMENTE LA LIQUIDACIÓN DE
SEGURIDAD SOCIAL Y PARA FISCALES DE ACUERDO AL FONDO POR
CADA EMPLEADO
3. COLOCAR VISTO BUENO Y FIRMA SI ESTA CONFORME, EN CASO
CONTRARIO DEVOLVER POR ESCRITO PARA LOS AJUSTES
CORRESPONDIENTES.
4.GENERAR Y ENVIAR INFORMES AL VICERRECTOR ADMINISTRATIVO
DEL VALOR A PAGAR POR CONCEPTO DE NOMINA Y SEGURIDAD
SOCIAL.
−RELACIÓN DE CONSIGNACIÓN
−RECIBOS DE PAGO
5. REALIZAR ENLACE CONTABLE
DE
COMUNICADOS
R.S.C
R.S.C
6. EXPORTAR ARCHIVO PLANO AL SISTEMA SOI PARA LIQUIDACIÓN DE
SEGURIDAD SOCIAL
7.REALIZAR PAGO DE NOMINA Y SEGURIDAD SOCIAL
8. ARCHIVAR NÓMINA IMPRESA Y AH LIQUIDACIÓN POR FONDO DE
SALUD Y PENSIÓN.
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F1NAP7S164,1
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R.S.C
R.S.C
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RESPONSA
BLE
FLUJOGRAMA
F
SECRETARIO
GENERAL
5. EVALUAR LA
GESTIÓN DEL
PROCESO
1
VERIFICAR
EL
INFORME
1
CONFORME
NO
SI
G
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COORDINADORA GTH
REGISTRO
TAREA
NOMBRE
CÓDIGO
1. ELABORAR INFORME TRIMESTRAL QUE CONTENGA INFORMACIÓN Y
DATOS VERACES Y CONFIABLES FRENTE AL CUMPLIMIENTO DEL OBJETIVO
DEL PROCESO.
2. DILIGENCIAR EL FORMATO DEL INDICADOR INCLUYENDO EL DE CALIDAD
(VER CRITERIOS DE CALIDAD DEL PRODUCTO / SERVICIO) Y ANALIZAR LOS
RESULTADOS OBTENIDOS.
EN CASO DE QUE NO SE LOGREN LAS METAS O EL RESULTADO NO SEA
SATISFACTORIO, ANALIZAR LAS CAUSAS Y DOCUMENTAR ACCIONES
CORRECTIVAS, PREVENTIVAS O DE MEJORA QUE CONTRIBUYAN A
MEJORAR LOS RESULTADOS DEL PROCESO.
3. REMITIR EL INFORME DENTRO DE LOS 5 DÍAS DEL MES SIGUIENTE A LA
TERMINACIÓN DEL SEMESTRE, PARA SU REVISIÓN Y APROBACIÓN.
1. VERIFICAR QUE EL INFORME ESTÉ ELABORADO DE MANERA LÓGICA Y MEMORANDO O CORREO
SECUENCIAL.
ELECTRÓNICO
2. VERIFICAR LA VERACIDAD Y AUTENTICIDAD DE LOS DATOS REPORTADOS
Y QUE GUARDEN RELACIÓN CON EL OBJETIVO DEL PROCESO Y EL PLAN ACCIÓN DE MEJORA
ESTRATÉGICO DE UNIDAD.
3. VERIFICAR LA CALIDAD DEL PRODUCTO CON EL CRITERIO DE CALIDAD
DEL PRODUCTO Y/O SERVICIO DEFINIDOS EN LA CARACTERIZACIÓN DEL
PROCESO NUMERAL 1.6.1 Y CONFRONTAR CON EL INDICADOR DE CALIDAD.
SI HAY CONFORMIDAD DEJAR LA ANOTACIÓN EN LA VERIFICACIÓN DE
CRITERIOS DE CALIDAD. SI SE PRESENTA NO CONFORMES, DILIGENCIAR EL
REGISTRO DE CONTROL DEL PRODUCTO NO CONFORME, EL CUAL SERÁ
LIBERADO UNA VEZ SE SUBSANE LA SITUACIÓN.
4. APROBAR EL INFORME CON SU FIRMA SI ES CONFORME.,
EN CASO CONTROL DEL
CONTRARIO DILIGENCIARA EL FORMATO DE CONTROL DEL PRODUCTO PRODUCTO Y/O
Y/O/SERVICIO NO CONFORME
SERVICIO NO
CONFORME
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DORIS H. ORREGO R.
DIRECTORA
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DIRECTORA
RSC
RSC
RSC
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FLUJOGRAMA
RESPONSA
BLE
G
REGISTRO
TAREA
NOMBRE
1. IDENTIFICAR, ANALIZAR Y SOLICITAR LOS AJUSTES A LOS DOCUMENTOS MEMORANDO O CORREO
DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD
ELECTRÓNICO
2. DOCUMENTAR LAS ACCIONES DE MEJORA DE IMPACTO INSTITUCIONAL O ACCIONES DE MEJORA,
ESCALONADAS QUE CONSIDEREN IMPORTANTES:
CORRECTIVA O
PREVENTIVA
"- CORRECTIVAS (PROBLEMAS RECURRENTES).
13.
RETROALIMENTAR
EL SUBPROCESO
CÓDIGO
RSC
RSC
"- PREVENTIVAS (PROBLEMAS POTENCIALES).
SECRETARIO
GENERAL
- MEJORA (NUEVAS METAS O PROPÓSITOS, CAMBIOS SUSTANCIALES QUE
IMPACTEN POSITIVAMENTE LA GESTIÓN DE LA DEPENDENCIA O LA UNIDAD)
3. IMPLEMENTAR LAS ACCIONES DE MEJORA QUE LE SEAN NOTIFICADAS Y
SEAN DE SU COMPETENCIA.
4. REALIZAR SEGUIMIENTO DE LAS ACCIONES Y ARCHIVAR EN LA CARPETA
CORRESPONDIENTE LOS SOPORTES RESPECTIVOS PARA POSTERIOR
VERIFICACIÓN POR LA DIRECCIÓN DE CALIDAD Y CONTROL INTERNO.
5. REMITIR LAS ACCIONES DE MEJORA, CADA QUE SEA NECESARIO PARA
SU ANÁLISIS E IMPLEMENTACIÓN.
FIN
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DIRECTORA
MEMORANDO
RSC
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3. INDICADORES DEL SUBPROCESO
1. TIPO DE INDICADOR:
APOYO
2. NOMBRE DEL
INDICADOR:
CUMPLIMIENTO EN LA ENTREGA DE LA NOMINA
3. OBJETIVO DEL
INDICADOR:
ENTREGAR A TIEMPO EL DE INFORME DE NÓMINA A LA VICERRECTORÍA
ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA, PARA OPORTUNO PAGO DE LA NOMINA.
4. FRECUENCIA DE
MEDICIÓN:
MENSUAL
5. RANGO DE
CUMPLIMIENTO:
80% - 100%
6. DESCRIPCIÓN DEL
INDICADOR:
7. CALCULO DEL
INDICADOR:
ESTE INDICADOR ESTA DADO POR LA RELACION ENTRE EL DIA DE
ENTREGA DEL INFORME DE NOMINA A LA VICERRECTORÍA
ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA Y LOS DIAS DEL MES.
ENTREGA DE INFORME A VICERRECTORÍA ADMINISTRATIVA Y
FINANCIERA (DIAS DEL MES – NUMERO DE DIAS DE RETRASO / NUMERO
DE DIAS DEL MES.
8. PUNTO DE LECTURA
(ANALISIS):
QUE EL INFORME DE NOMINA SEA ENTREGADO A TIEMPO TODOS LOS
MESES Y O QUINCENAS SEGÚN DESTINACION DEL PAGO.
9. USUARIOS:
RECTOR, VICERRECTOR ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO, SECRETARIO
GENERAL, PLANEACION, DIRECCION DE CONTROL INTERNO Y CALIDAD.
10. RESPONSABLE DE LA
MEDICIÓN
COORDINADOR DE GESTION DEL TALENTO HUMANO.
11. OBSERVACIONES:
ANALISIS DEL CUMPLIMIENTO DEL INDICADOR.
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COORDINADORA GTH
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4. PARAMETROS DE CONTROL DE LOS REGISTROS
INFORME DE
R.S.C
NÓMINA
CÓDIGO: NAP7 4.2
ELABORÓ: COORDINACIÓN DE GTH
CRISTINA PEREZ A
COORDINADORA GTH
AGRUPAR
ORDENAR
Carpeta de
Nómina
Administrativa,
Docente
Ascendente
Hojas de vida
Cronológico
Carpeta de
Nómina
Ascendente
Administrativa o
Docente
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DIRECTORA
5
6
7
ACCESO
UBICACIÓN
CONSERVACIÓN
DISPO-SICIÓN
Un año
Permanente
Un año
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Archivo General
PAZ Y SALVO NA F2
EMPLEADOS P7S16 4.1
FRECUENCIA
4
Archivo de la
Coordinación de
Personal
REPORTE DE NAF1 P7
NOVEDADES S16 4.1
RESPO. DE
ARCHIVAR
3
RECUPERACIÓN
Empleados de la Unidad
CÓDIGO
2
Permanente
NOMBRE
1
Coordinadora de
Personal
IDENTIFICACIÓN
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CÓDIGO: NAP7 4.2
ELABORÓ: COORDINACIÓN DE GTH
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COORDINADORA GTH
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FECHA: 29/08/08
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DIRECTORA
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SOCIALES
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5 ANEXOS:


FI P7 S 16 4.1
F2 P7 S 16 4.1
Reporte de Novedades
Paz y salvo Empleados
6. DEFINICIONES:

Seguridad Social: De conformidad con el artículo 1º de la Ley 100 de 1993, El
Sistema de Seguridad Social Integral tiene por objeto garantizar los derechos
irrenunciables de la persona y la comunidad para obtener la calidad de vida
acorde con la dignidad humana, mediante la protección de las contingencias
que la afectan. El sistema comprende las obligaciones del Estado y la
sociedad, las instituciones y los recursos destinados a garantizar la cobertura
de las prestaciones de carácter económico, de salud y servicios
complementarios, materia de esta ley, u otras que se incorporen normativamente en el futuro.

Entidades promotoras de Salud (EPS): Son las entidades responsables de la
afiliación y registro de los afiliados al sistema de la seguridad social en
Colombia. Se encargan también del recaudo de las cotizaciones y su función
básica es organizar y garantizar la prestación del plan obligatorio de salud
(POS).

Fondos de Pensiones: Institución de inversión colectiva, con la característica
distintiva de canalizar el ahorro de sus participantes hacia la cobertura de las
necesidades económicas de la población retirada.

El Sistema de Riesgos Profesionales: existe como un conjunto de normas y
procedimientos destinados a prevenir, proteger y atender a los trabajadores de
los efectos de las enfermedades profesionales y los accidentes que puedan
ocurrirles con ocasión o como consecuencia del trabajo que desarrollan,
CÓDIGO: NAP7 4.2
VERSIÓN: 2
FECHA: 29/08/08
PAGINA 17 DE 2
ELABORÓ: COORDINACIÓN DE GTH
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COORDINADORA GTH
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LIQUIDACIÓN DE NÓMINA Y PRESTACIONES
SOCIALES
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además de mantener la vigilancia para el estricto cumplimiento de la
normatividad en Salud Ocupacional.

Prestaciones Sociales: Son los dineros adicionales al Salario que el
empleador debe reconocer al trabajador vinculado mediante Contrato de
trabajo por sus servicios prestados. Es el reconociendo a su aporte en la
generación de ingresos y utilidad en la empresa o unidad económica, y
corresponde a:
Prima de servicios. Toda empresa debe pagar a cada empleado un salario
mensual, del cual, quince días se deben pagar, por tardar el ultimo día del mes
de junio y los restantes quince días en los primeros 20 días del mes de
diciembre.
Cesantías: El trabajador tiene derecho a que se le pague un Salario mensual
por cada año de trabajo o proporcionalmente a la fracción de año trabajado.
Interés a las Cesantías: El empleador debe pagar por concepto de intereses
sobre las cesantías un 12% anual, o proporcionalmente al tiempo trabajado.
CÓDIGO: NAP7 4.2
VERSIÓN: 2
FECHA: 29/08/08
PAGINA 18 DE 2
ELABORÓ: COORDINACIÓN DE GTH
CRISTINA PEREZ A
COORDINADORA GTH
REVISÓ: D. CALIDAD Y C. INTERNO
DORIS H. ORREGO R.
DIRECTORA
APROBÓ: D. CALIDAD Y C. INTERNO
DORIS H. ORREGO R.
DIRECTORA